Privacy Policy – Informativa GDPR per gli utenti del sito

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (“General Data Protection Regulation” o “GDPR”) la FONDAZIONE CARIPT (per brevità FONDAZIONE) rende noto a coloro (“utenti” o “interessati”) che accedono al sito istituzionale a partire dall’indirizzo https://www.fondazionecaript.it e che utilizzano i servizi disponibili in via telematica sul sito istituzionale, le seguenti informazioni. La presente informativa è resa esclusivamente in relazione al sito della FONDAZIONE e non anche in relazione ad altri siti web che possono essere consultati dall’utente tramite link riportati o accessibili nel portale medesimo.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è la FONDAZIONE CARIPT con sede in PISTOIA via de’ Rossi 26 tel. 0573 97421.

Finalità del trattamento e base giuridica

I dati personali acquisiti mediante il sito saranno trattati senza il consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6 lett. b) e f) del GDPR, per gestire e mantenere il sito, per consentire la fruizione dei servizi e il soddisfacimento delle richieste degli utenti, per consentire un’efficace comunicazione istituzionale, per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità o comunque connessi alle attività e funzioni istituzionali, o infine per prevenire o scoprire attività fraudolente o abusi a danno della FONDAZIONE attraverso il sito. L’invio di posta elettronica agli indirizzi istituzionali indicati nel portale e la compilazione di format comportano la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella mail o nel format. In tal caso i dati acquisiti saranno trattati esclusivamente per rispondere alle richieste degli utenti. Specifiche informative o indicazioni sulla normativa/base giuridica di riferimento potranno essere inserite, in relazione ai particolari trattamenti di dati, in specifiche pagine del sito, nei format o nei modelli di documenti pubblicati nel sito.

Luogo e modalità del trattamento

Il trattamento dei dati acquisiti mediante il sito e/o connessi ai servizi del sito si svolge presso gli Uffici della FONDAZIONE ed eventualmente presso altri soggetti o sistemi informatici/server di altri soggetti appositamente designati come Responsabili (esterni) del trattamento. Il trattamento dei dati avviene sia in via cartacea sia mediante l’utilizzo di strumenti informatici, secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità di raccolta e di successivo trattamento e previa adozione le misure di sicurezza adeguate volte a prevenire la perdita dei dati, gli usi illeciti o non corretti, gli accessi non autorizzati e in generale volte ad assicurare il rispetto delle previsioni del GDPR e del D. Lgs. n. 193/2006 e ss.mm. I dati sono trattati esclusivamente da personale, amministrativo e tecnico, autorizzato al trattamento o da eventuali persone autorizzate per occasionali operazioni di manutenzione. Il sito e i servizi online non sono destinati a minori di 18 anni. I dati relativi a minori potranno essere trasmessi alla FONDAZIONE tramite l’accesso al sito e ai servizi solamente dai soggetti esercitanti la responsabilità genitoriale.

Obbligo o facoltà di conferire i dati

L’utente è libero di fornire i dati personali inseriti nei format di richiesta. Il mancato conferimento dei dati necessari a rendere il servizio può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.

Periodo di conservazione

Ai sensi dell’art. 5 GDPR, i dati verranno trattati e conservati per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità proprie del servizio e del trattamento e/o nel rispetto dei termini previsti da norme di legge o regolamento.

Comunicazione e diffusione dei dati

I dati conferiti dagli Utenti non sono destinati a terzi e non saranno oggetto di comunicazione o diffusione, salvo che disposizioni di legge o di regolamento dispongano diversamente in particolare i dati potranno essere comunicati a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle suddette finalità.

Trasferimento dei dati all’estero

I dati non vengono trasferiti a paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Diritti dell’interessato

All’utente/interessato sono garantiti tutti i diritti specificati all’art. 15-20 GDPR, tra cui il diritto all’accesso, rettifica e cancellazione dei dati, il diritto di limitazione e opposizione al trattamento, il diritto di revocare il consenso al trattamento (senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso acquisito prima della revoca), nonché il di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali qualora si ritenga che il trattamento violi il Regolamento. I suddetti diritti possono essere esercitati mediante comunicazione scritta da inviare a mezzo posta elettronica all’indirizzo info@fondazionecrpt.it

Accesso a siti esterni collegati

Il portale contiene collegamenti con siti di terze parti per ulteriore convenienza ed informazione dell’utente. Quando l’utente utilizza questi collegamenti abbandona il sito istituzionale della Fondazione accedendo ad un sito diverso, sul quale la Fondazione non ha il controllo e in ordine al quale non ha responsabilità di sorta in materia di trattamento dei dati. Si consiglia pertanto di esaminare la policy di ogni sito che viene visitato.

Utilizzo dei cookies

I cookies sono file di testo che ciascun sito web invia a chi accede al sito stesso e che vengono ritrasmessi dal computer dell’utente al sito medesimo alla visita successiva.

Cookies tecnici

Il sito della FONDAZIONE utilizza cookie tecnici per consentire l’esplorazione sicura, rapida ed efficiente del sito stesso e per fornire agli utenti i servizi richiesti. Per l’installazione di tali cookie non è richiesto il preventivo consenso degli utenti.

Cookies tecnici di sessione

Il sito della FONDAZIONE utilizza cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser), limitatamente alla trasmissione di identificativi di sessione necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente da parte dell’utente. I cookies di sessione utilizzati evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificati dell’utente, e quindi non richiedono l’acquisizione del consenso dell’utente.

Cookies analitici

Come avviene nella maggior parte dei siti web, il portale raccoglie informazioni relative alla navigazione degli utenti (es. collocazione geografica del fornitore di accesso a internet, tipo di browser utilizzato, indirizzo IP, pagine visitate sul sito, numero di utenti, ecc.), esclusivamente per finalità statistiche, senza che sia possibile l’identificazione individuale dell’utente. I dati ricavabili da questi cookie sono gestiti dalla FONDAZIONE in qualità di gestore del sito esclusivamente per finalità statistiche, per l’elaborazione di report sull’utilizzo del sito, per il miglioramento del contenuto del sito e per renderne più semplice l’uso.

Cookies di profilazione

Il sito non utilizza cookie di profilazione, cioè cookies volti a creare profili relativi all’utente al fine di inviare messaggi pubblicitari in linea con le preferenze manifestate nell’ambito della navigazione sul sito, o per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati i c.d. cookies persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.

Cookies di terzi

Le società che inviano contenuti al portale e quelle raggiungibili mediante links dalle pagine del portale (es. Youtube, Facebook, ecc.) possono, a loro scelta, utilizzare cookies anche persistenti sui computer degli utenti, finalizzati alla memorizzazione dei dati di navigazione dell’utente, a partire dal momento nel quale l’utente clicca sul relativo link. In questo caso, l’utilizzo dei cookies esula dal controllo della FONDAZIONE. La maggior parte dei browsers accettano automaticamente i cookies, ma è possibile anche rifiutarli completamente, o accettarne selettivamente solo alcuni, modificando le impostazioni di sicurezza del browser (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari Opera, ecc.). Ciascun browser presenta procedure diverse per la gestione delle impostazioni. Se l’utente inibisce il caricamento dei cookies, alcune componenti del sito potrebbero essere non disponibili e certe pagine potrebbero risultare incomplete.

Social Media Policy Esterna – Fondazione Caript

Premessa

Fondazione Caript utilizza i social media per informare, comunicare, ascoltare e dare comunicazione delle attività seguendo la mission della Fondazione per rispondere alle esigenze del territorio e assicurare il miglior livello di efficienza nell’impiego delle risorse disponibili, affiancando le organizzazioni della società civile che agiscono per il bene pubblico e operando in sintonia con le istituzioni, al fine di rendere meno difficile il dispiegarsi delle iniziative culturali e delle esperienze di volontariato sociale. Tra le finalità della Fondazione anche la volontà di rafforzare l’impegno a favore di progetti “propri”, che possono riguardare sia iniziative ideate in forma autonoma, sia progetti proposti da terzi e che la Fondazione ritiene meritevoli di totale sostegno, privilegiando progetti di ampio respiro, anche a carattere pluriennale.

La Fondazione opera in 5 aree – cultura, sviluppo, educazione, sociale e salute – nelle quali si raggruppano i settori che sono stati scelti come rilevanti, destinatari di almeno il 50% delle risorse disponibili (arte, attività e beni culturali; educazione, istruzione e formazione; volontariato, filantropia e beneficenza; sviluppo locale e edilizia popolare) e gli altri settori statutari (salute pubblica, medicina preventiva e riabilitativa; protezione e qualità ambientale; ricerca scientifica e tecnologia).

Attraverso i social network come Facebook, Twitter, Instagram, YouTube e LinkedIn, si vuole favorire la partecipazione, il confronto e il dialogo con i propri interlocutori.

Finalità

La social media policy esterna contiene le informazioni rivolte agli utenti circa le finalità, le tipologie di contenuti e i comportamenti consentiti sulle pagine e i profili istituzionali della Fondazione Caript.

Contenuti

Tramite i social media, la Fondazione Caript informa gli enti e i cittadini su servizi, progetti e iniziative. I contenuti pubblicati riguardano informazioni di servizio, scadenze, eventi, bandi, opportunità di coinvolgimento e partecipazione di enti e cittadini. I canali social della Fondazione Caript sono utilizzati inoltre per raccogliere commenti, richieste, domande, critiche e suggerimenti.

Sfruttando le opportunità tipiche di questi servizi, la Fondazione Caript può condividere e rilanciare occasionalmente contenuti e messaggi di pubblico interesse e utilità realizzate da soggetti terzi (altri enti, soggetti o cittadini della comunità). Pur verificandone in questi casi, per quanto possibile, la precisione e l’attendibilità, Fondazione Caript non si assume alcuna responsabilità per eventuali informazioni errate o non aggiornate.

La presenza di spazi pubblicitari a margine dei contenuti pubblicati nelle pagine dei social network utilizzati dalla Fondazione Caript non è sotto il controllo dell’Ente, ma è gestita in autonomia dai gestori delle piattaforme social.

I contenuti testuali, fotografie, infografiche, video e altri materiali multimediali e in generale le opere dell’ingegno pubblicate tramite i social media a cui viene espressamente applicata la licenza Creative Commons CC BY 4.0, possono essere riprodotti liberamente, ma devono sempre essere accreditati al canale originale di riferimento.

Regole di utilizzo

Commenti con contenuti volgari, offensivi, discriminatori, xenofobi e diffamatori verranno cancellati, i rispettivi autori bloccati e nei casi ritenuti più gravi segnalati alla piattaforma. L’Ufficio stampa e comunicazione della Fondazione Caript si riserva inoltre di bloccare e segnalare i profili non conformi alle regole delle piattaforme social. Saranno eliminati messaggi che pubblicizzano attività commerciali, annunci di compravendita, offerte o omaggi di qualsiasi tipo nonché tutti quelli di propaganda politica.

Messaggi e commenti pubblicati sulla pagina vengono controllati dall’Ufficio stampa e comunicazione di Fondazione Caript abitualmente dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18 (festivi esclusi).

La moderazione non è preventiva ma successiva alla pubblicazione e mira esclusivamente al contenimento di eventuali comportamenti contrari alle norme d’uso. Vengono inoltre rimossi messaggi con tono offensivo, di spam e off topic. In caso di rimozione di un contenuto che violi questa policy può verificarsi anche la rimozione dei successivi commenti di utenti anche se questi non violano la policy, a causa della configurazione delle diverse piattaforme social e non per volontà della Fondazione Caript.

Tutto ciò che è pubblicato dagli utenti è sottoposto ai termini del servizio delle piattaforme e può essere utilizzato dalle società proprietarie come da condizioni generali di contratto sottoscritte. Per maggiori informazioni, occorre consultare i rispettivi termini del servizio.
Per chi dovesse violare ripetutamente tutte queste condizioni o quelle previste nei termini di servizio delle piattaforme social, l’amministratore/moderatore si riserva il diritto di utilizzare il ban o il blocco, nonché di segnalare l’utente ai responsabili della piattaforma ed eventualmente alle forze dell’ordine preposte.

Si consiglia di utilizzare la sezione “Messaggi” per commenti/richieste attinenti all’attività dell’ente ma non inerenti ai post pubblicati sui diversi canali social. I tempi di risposta possono variare in base alla complessità della richiesta: l’obiettivo è di rispondere alle richieste dei cittadini ogni volta che sia possibile. Non tutto può essere risolto attraverso i canali social, ma sarà fatto il possibile per indicare le soluzioni migliori.

Eventuali profili, pagine, account esterni a quelli della Fondazione Caript che richiamano a progetti, iniziative, bandi, eventi, attività della Fondazione devono esplicitare che non sono account ufficiali e che non sono gestiti direttamente da Fondazione Caript.

Privacy

Il trattamento dei dati personali degli utenti segue le policy in uso nelle diverse piattaforme utilizzate. In ogni caso i dati sensibili contenuti in commenti o interventi all’interno dei profili social attivati dalla Fondazione Caript verranno rimossi. I dati condivisi dagli utenti attraverso eventuali messaggi privati spediti direttamente alla struttura che gestisce i profili social saranno trattati nel rispetto del D. Lgs. n. 196/2003.

Contatti

Le pagine e gli account social sono gestiti dall’Ufficio stampa e comunicazione della Fondazione Caript (www.fondazionecaript.it/contatti-area-stampa/).
Eventuali modifiche alle policy saranno indicate in nota nel presente documento.

Pistoia, 6 luglio 2023

Social Media Policy Interna – Fondazione Caript

Premessa

I social network, più generale i media digitali sono mezzi di comunicazione, interazione, scambio di opinioni e interessi, di creazione di reti sociali oltreché di diffusione di contenuti e di informazioni. Rappresentano, dunque, una grande opportunità sia per Fondazione Caript sia per i dipendenti, ma a patto che siano correttamente utilizzati.

L’obiettivo di una social media policy interna è quello di evitare situazioni spiacevoli o non conformi alle regole di Fondazione Caript o di uso delle piattaforme. La social media policy interna è una guida di comportamento per i dipendenti, i consulenti e i collaboratori di Fondazione Caript che utilizzano i social media e, al tempo stesso, ha l’obiettivo di individuare e suggerire alcuni principi che possono essere utili nell’ambito dell’utilizzo dei profili social al fine di non essere coinvolti in equivoci o situazioni che potrebbero ledere Fondazione Caript e, dunque, anche i dipendenti della stessa. Non si deve mai dimenticare che i social sono paragonabili a un qualunque altro contesto sociale e pubblico: perciò le azioni e il comportamento deve sempre essere ispirato ai principi che muovono Fondazione Caript.

Finalità

La social media policy interna definisce i seguenti campi.

Il comportamento dei dipendenti che operano in nome di Fondazione Caript e determina ruoli e funzioni nell’attività di gestione degli account e delle pagine.
Le principali norme di comportamento cui ci si aspetta che si attengano i dipendenti di Fondazione Caript nel momento in cui accedono alle piattaforme social con i propri account personali.

Destinatari

I destinatari della social media policy interna sono tutti i dipendenti di Fondazione Caript e tutti i collaboratori o consulenti di agenzie esterne a cui si affidi la Fondazione per progetti specifici.

Uso privato dei Social Media

I profili social privati del personale, di collaboratori e consulenti di Fondazione Caript sono gestiti a titolo personale e in autonomia da parte degli stessi; al pari di altri ambiti ed aspetti della vita sociale, anche le modalità di gestione e l’uso di profili social potrebbe avere riflessi sul rapporto di fiducia della Fondazione Caript verso singoli propri dipendenti, collaboratori e consulenti.

Si raccomandano dunque i seguenti comportamenti.

Essere attenti a come ci si presenta. I confini tra pubblico e privato, tra personale e professionale non sono sempre distinguibili dagli utenti della rete: se ci si identifica come dipendenti di Fondazione Caript, è necessario assicurarsi che il contenuto associato al dipendente non sia lesivo dell’immagine dell’Ente.
Salvaguardare l’immagine di Fondazione Caript. Ogni dipendente deve evitare di diffondere informazioni, commenti o immagini, volutamente atti a ledere l’immagine o l’onorabilità della Fondazione Caript o di colleghi e collaboratori.
Mantenere riservate le informazioni apprese in occasione o causa del rapporto con la Fondazione Caript, salvo che queste per scelta della Fondazione Caript non siano state già divulgate. È bene ricordare che non è consentito ai dipendenti collaboratori e consulenti della Fondazione Caript rendere pubbliche informazioni riservate, come la corrispondenza interna, informazioni di terze parti (soggetti privati, altri dipendenti, pubbliche amministrazioni, associazioni, eccetera) di cui si è a conoscenza, o informazioni su attività lavorative, servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici, decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso.
Rispettare tutti i colleghi e gli utenti. È importante ricordare che gli utenti dei social così come i dipendenti di un’organizzazione riflettono un insieme diversificato di costumi, valori e punti di vista per cui è opportuno esprimersi sempre con rispetto, salvaguardando la riservatezza e la dignità delle persone.
Rispettare la privacy dei colleghi e degli utenti. Non si dovrebbero divulgare informazioni e/o immagini fotografiche inerenti ad altri utenti e/o colleghi senza il relativo consenso degli stessi, oppure utilizzare i social media e la rete in generale per la gestione di disaccordi o divergenze.
Cercare di utilizzare sempre le fonti attendibili per condividere le informazioni dall’account personale.

Uso dei profili istituzionali in rappresentanza di Fondazione Caript

Il dipendente che accede a un account social istituzionale e agisce in nome e per conto di Fondazione Caript, fatto salvo quanto già esplicitato nel presente documento, sarà responsabile che i contenuti informativi rispondano alle seguenti caratteristiche.

Riconoscibilità: tutti i profili social dovranno essere riconoscibili come di Fondazione Caript attraverso la presenza di: logo della Fondazione, link alla policy, contatti del servizio di riferimento.
Pertinenza: attinenti alla tematica specifica per cui l’account o la pagina sono state aperte.
Trasparenza: le informazioni dovranno essere più chiare possibili, fornendo possibilmente i recapiti ai quali gli utilizzatori possono chiedere ulteriori approfondimenti.
Partecipazione: la gestione degli account o delle pagine dovrà favorire la partecipazione degli utenti.

Sono ammesse autorizzazioni temporanee a terzi di accesso ai ruoli della pagina o agli account concesse dall’Ufficio stampa e comunicazione di Fondazione Caript per progetti di comunicazione speciali. In situazioni di emergenza in cui sia necessario un tempestivo presidio della pagina o un presidio prolungato possono essere fornite le autorizzazioni anche ad altri soggetti con l’obiettivo di informare tempestivamente il maggior numero di utenti. I soggetti temporaneamente autorizzati sono tenuti ad attenersi a tutte le disposizioni contenute nella presente social media policy.

Fondazione Caript mantiene un elenco costantemente aggiornato dei soggetti autorizzati a operare sulle pagine o sugli account e disattiva prontamente le autorizzazioni relative a soggetti non più legittimati, a esempio per cessazione del rapporto di lavoro o collaborazione, o per modifica delle mansioni lavorative.

Responsabilità dei profili istituzionali

L’Ufficio stampa e comunicazione gestisce e aggiorna i profili istituzionali di Fondazione Caript sui social media più diffusi e ritenuti più efficaci per comunicare e interagire con gli utenti, aggiornando le social media policy, ovvero i termini e le condizioni di utilizzo.

I contenuti, pubblicati con stile comunicativo semplice e diretto, riguardano prevalentemente attività istituzionali, iniziative, nuovi servizi, eventi, in un’ottica di coordinamento con gli altri strumenti di comunicazione di cui è dotata Fondazione Caript.

Vengono inoltre attivate iniziative tipiche dei social media per incentivare la partecipazione dei cittadini.

L’Ufficio stampa e comunicazione valuta la condivisione di contenuti di altri soggetti, purché relativi a progetti di cui Fondazione Caript è partner o di pubblico interesse e utilità, coerenti con gli obiettivi comunicativi della Fondazione e la condivisione di contenuti dei profili social media tematici.

L’Ufficio stampa e comunicazione monitora costantemente i commenti degli utenti, li segnala a settori e amministratori in caso di necessità di risposta (da fornire tempestivamente attraverso il profilo istituzionale o l’account personale dell’amministratore chiamato in causa), elimina prontamente commenti offensivi, risponde ai messaggi.

In coda a questo documento sono riportati i social media dove Fondazione Caript è presente con profili istituzionali.

Fatte salve ulteriori sanzioni previste dalla legge, l’utilizzo improprio dei profili social della Fondazione può determinare, nel rispetto dei principi di gradualità e proporzionalità, l’applicazione delle sanzioni disciplinari previste dalle disposizioni di legge e dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro vigente, fatto salvo comunque il diritto della Fondazione al risarcimento dei danni eventualmente patiti a causa della condotta del personale.

Il mancato rispetto delle regole e dei divieti sopraindicati costituisce, per i collaboratori esterni, violazione degli obblighi contrattuali.

Social Media: profili tematici interni

I profili social media tematici possono nascere su iniziativa dei settori per specifiche finalità, quali la presentazione di un progetto, di un evento, l’erogazione di un servizio, la comunicazione mirata a specifici target, che non possono essere completamente soddisfatti dai profili istituzionali.

Contenuti minimi richiesti.

Elaborazione della social media policy (termini e condizioni di utilizzo).
Attività e aggiornamenti costanti e duraturi nel tempo.
Stile comunicativo semplice e diretto.
Carattere istituzionale nella forma, nel linguaggio e nei contenuti.
Riferimento alla Fondazione Caript.
Specifica attenzione alle norme sul diritto d’autore e sulla privacy, in particolare dei minori, nella pubblicazione di immagini e testi.
Tempestività nella risposta a richieste dei cittadini.
Immediatezza nella rimozione di commenti che non rispettano la policy.

Iter di attivazione
La richiesta di attivazione di un profilo tematico deve essere autorizzata dall’Ufficio stampa e comunicazione che ne valuta la congruità e ne decide l’approvazione.